Privacyverklaring Notariskantoor Van Loenen & De Groot, versie juni 2018
Deze verklaring geeft informatie over hoe Notariskantoor Van Loenen & De Groot omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.
Onze contactgegevens
Naam kantoor: Notariskantoor Van Loenen & De Groot
Adres: Moeder Teresasingel 88
Postcode / Plaats: 2719 AZ Zoetermeer
Contactpersoon: mr R. de Groot
e-mailadres:
Het notariskantoor word uitgeoefend in de vorm van een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, onder de naam:
Notariskantoor Van Loenen & De Groot B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 27243930.
Onze dienstverlening
Notariskantoor Van Loenen & De Groot vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
- het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
- om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
- voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.
Persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.
Welke gegevens dit zijn hangt af van de betreffende dienst. Dit kunnen onder meer zijn:
- uw naam/bedrijfsnaam, adres en woonplaats;
- uw telefoonnummer;
- uw e-mailadres;
- uw burgerservicenummer (BSN) en overige gegevens die op uw identiteitsbewijs staan;
- uw geboortedatum en geboorteplaats;
- uw burgerlijke staat; en/of persoonsgegevens over gezins- of familieleden;
- overige door u verstrekte informatie.
Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als Notariskantoor Van Loenen en de Groot een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
- De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
- Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
- De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
- Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van (persoons)gegevens, waaraan het kunnen uitvoeren van overeenkomsten ten grondslag ligt, door Notariskantoor Van Loenen & De Groot geldt:
- Het notariskantoor zal (persoons)gegevens opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan ten behoeve van dienstverlening waaraan geen notariële akte is gekoppeld, zoals het uitbrengen van adviezen, het opstellen van een onderhandse akte en het afwikkelen van nalatenschappen.
- Het notariskantoor zal (persoons)gegevens vastleggen en raadplegen ten behoeve van het legaliseren van handtekeningen.
- Het notariskantoor zal (persoons)gegevens verzamelen, vastleggen en gebruiken voor de financiële administratie.
Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als Notariskantoor Van Loenen & De Groot persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:
- Basis Registratie Personen (BRP).
- Accountant of administratiekantoor.
- Bank of andere financiële instelling.
- Hypotheekadviseur.
- Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent.
- Openbare registers, waaronder Kadaster, Kamer van Koophandel, Rechtbank.
- Schenker.
Doorgeven van uw persoonsgegevens
Notariskantoor Van Loenen & De Groot geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.
Notariskantoor Van Loenen & De Groot verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
- Belastingdienst.
- Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB).
- Openbare registers, zoals Kadaster, Kamer van Koophandel, Rechtbank.
Persoonsgegevens worden door Notariskantoor Van Loenen & De Groot niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.
Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door Notariskantoor Van Loenen & De Groot niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door Notariskantoor Van Loenen & De Groot worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.
Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens Notariskantoor Van Loenen & De Groot verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door Notariskantoor Van Loenen & De Groot wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Notariskantoor Van Loenen & De Groot stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door Notariskantoor Van Loenen & De Groot
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door Notariskantoor Van Loenen & De Groot dan horen wij dit graag via
U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.